İnsan kaynakları uygulamalarının sağlıklı bir şekilde yönetilebilmesi hepimizin bildiği gibi, organizasyon yapısının, idari, fonksiyonel ve süreç bazlı farklılıkları da içerecek şekilde, tanımlanmasında yatmaktadır.
Kurumsal stratejilerinizi belirlerken dayanak noktası olacak bu bilgilerin en kolay ve güncel hali ile raporunu almak ve düzenlemeleri yaparken dünyayı yeniden keşfetmemek için bilgi sisteminizde alt yapının iyi tanımlanmış olması gerekir.
Öncelikle bilgi sistemlerinde, çok şirketli grupların, kurumsal ve grupsal yapıları tanımlanabiliyor olmalı. Her yapı için ayrı ayrı fonksiyonel yapılanma belirtilebilmeli ve bu yapılar içinde, birim ve görevler tanımlanabilmeli. Ve elbette buna bağlı olarak maliyet merkezleri bazında da tanımlamalar detaylandırılmalı ki, raporlar dilediğiniz zaman ayrı şirketler ve onların her birinin içinde yer alan maliyet merkezleri bazında da alınabilsin.
Tüm görevler, görevlere bağlı pozisyonlar ve elbetteki unvanlar hiyerarşik olarak yapılanmış olmalı. Bilgi sisteminiz gerektiğinde, herhangi bir birimin kapanması halinde, tarihçesi ile beraber veri tabanında bu bilgileri tutmalı. Geçmişe dönük raporlarda çıkabilmeli. Hangi tarih için rapor alıyorsanız o tarihin bilgileri karşınıza gelmeli. Veya bilgi sisteminiz, yeni bir birim açılması sırasında, benzer bir başka birimi kopyalayarak yeniden birim yaratıp üzerinde düzenlemeler yaptırabilmeli.
Bir çok firmada birimler arasında farklı hiyerarşiler kurulabilir. Bu tip hiyerarşik yapıyı düzenleyerek raporlayabilecek bir bilgi sisteminiz olmalı.
Tüm bu yapıyı bire bir çalışan üzerinde de takip edebiliyor olmalısınız. Örneğin kurum içinde bir çalışanınızı istediğiniz pozisyonda tutup farklı bir maliyet merkezinde ve/veya farklı bir SGK iş yerinde çalıştırabilmeli, bu bilgileri raporlayabilmelisiniz.
Organizasyon şemalarınızı tek tek çizim programlarında yapmamalısınız. Hem fiili hem norm kadrolarınızı web üzerinden de alabilmelisiniz. Dilerseniz unvan bazında görebilir, dilerseniz organizasyon şemanızda personel isimlerini çıkarabilmelisiniz. Aynı zamanda dilerseniz sadece bir birimin organizasyon şemasını alabileceğiniz gibi tüm kurumun da organizasyon şemasına hem güncel hem de tarih bazında ulaşabilmelisiniz.
Ay içinde personeliniz için; çalışma yeri, SGK iş yeri, maliyet merkezi vs değişiklikleri yapılmak istendiğinde ay başını beklemek zorunda kalmamalısınız. Bu değişiklikleri kolayca yapabiliyor olmalı, değişiklik tarihine göre personeliniz iki ayrı yerde de ilgili tarihlerdeki çalışmaları ile raporlanabilmeli.
Yine ay içindeki bu değişiklikler bordrolarınıza da otomatik olarak yansıtılabiliyor olmalı. Bordro uzmanınızın ekstradan not alma, post it yapıştırma, kendine hatırlatma yazma gibi faaliyetlerine gerek kalmamalı.
Bir birimin ya da personelin hiyerarşik bağlantısı değiştiğinde, yeni birim veya pozisyon tanımlamaya uğraşmadan, bu birim veya kişileri yeni birim veya pozisyonlara atamak zorunda kalmadan, hiyerarşik bağlantıyı değiştirerek yapabiliyor olmalısınız.
Norm ve fiili kadrolarınız arasında karşılaştırmalar ile insan kaynakları planlamanızı yapabiliyor olmalısınız.
İnsan kaynaklarına eleman talepleri geldiğinde, sistemin otomatik olarak norm kadroları kontrol edebiliyor olması gerekir.
İş akışları yapıyorsanız, onay mekanizmalarınız var ise, onay ve kontrol mekanizmalarınız tüm bu yaptığınız düzenlemelere göre otomatik olarak belirleniyor olmalı.
Bir insan kaynakları profesyonelinin bu tip bir bilgi sisteminden yararlanıyor olması veya tüm bunları yapabilecek bir bilgi sistemini kurduruyor olması, kurum stratejilerini hayata geçirmek için gerekli olan alt yapıyı hazırlamış veya hazırlıyor olması, dolayısı ile strateji masasında yerini almaya başlaması demektir.
