Her zaman derim bir insan kaynakları uzmanı, örgütsel psikolojiyi de bilecek, iş kanununu da, insan kaynakları teorilerini de ve elbette sistem kurmayı da…

Bu yazımda da, bir insan kaynakları uzmanı olarak, yıllık ücretli izinler ile ilgili bir sistem kurmaya kalksanız ne tür kararların sizi beklediğini göstermek istiyorum.

İster izin sistemi olmayan bir organizasyonda, politika ve süreçler oluşturun, ister var olan süreçleri bir otomasyon sistemine aktarmaya çalışın, isterseniz excel ile yürüttüğünüz izin sisteminizi düzenlemeye çalışın, hangi durumda olursanız olun, aşağıdaki sorulara cevap vermek zorunda kalacaksınız.

İlk soru, elbette ki, kanunun da bir kısmını ön gördüğü, diğer kısmını bize bıraktığı bir konu, “çalışan iznini kaç parçaya bölebilir?”

Biliyorsunuz, öngörülen izin süreleri, tarafların anlaşması ile bir bölümü on günden aşağı olmamak üzere bölünebilir. Bu amaçla, sisteminizi tasarlarken, on günden arta kalan izin günlerini çalışanlarınızın nasıl kullanabileceğine dair politika geliştirmeniz gerekmektedir.

Bu durumda karşımıza , bir defada alınabilecek izin günü sınırı, koyacak mıyız, koymayacak mıyız sorusu çıkacaktır. Köklü geçmişi olan kullanılmamış izinlerin bakiyesinin yüklü olduğu organizasyonlarda, insan kaynaklarının karar vermesi gereken noktalardan biri de bu sorunun cevabı olacaktır. Şöyle ki, çalışanınızın yıllık izin bakiyesi 60 gün diyelim. Ve  tam 30 günlük yıllık izin almak istedi. Bu noktada ne yapabilirsiniz? En fazla kaç gün izin almasına izin vereceksiniz? Elbette bu karar organizasyonun sektörüne ve çalışanın pozisyonuna göre değişkenlik gösterebilir. O zaman izin ile ilgili politikalarınızı oluştururken bu faktörleri de göz önünde bulundurmanız gerekecektir. Hangi pozisyondakiler ya da tüm çalışanlar, bir kerede en fazla ne kadar yıllık izin kullanabilirler?

Elbette bu konuda karar verme aşamasına geçtiğinizde, çalışanlarınızın bir defada alabilecekleri izin günü alt ve üst limitlerini de belirlemeniz gerekecektir. Zira, sadece üst limit değil alt limit de önemli. Çünkü, izinlerini birer gün ve de Cuma günleri kullanan çalışanlarınız istisna da olsa olabilecektir. Bu durumda diğer çalışanlarınıza rol model olmaması açısından bir defada maksimum izin kullanabilecekleri gün sayısını belirlerken, aynı şekilde bir defada alabileceği minimum gün sayısını da belirlemeniz gerekir.

Bu durum elbette bir başka soruyu gündeme taşıyacak. İzin talep ettikten sonra bakiye olarak kalmasını istediğiniz gün sayısı var mıdır?

Çalışanlarınızın izinlerini sonuna kadar kullanmaları organizasyonunuz için sorun teşkil edecek mi, etmeyecek mi? Zaman zaman öyle anlar olur ki, bazı zamanlar plansız bir şekilde yıllık izinlerini kullanmaları gereği doğar ve çalışanın izni yoktur. Bu tür durumlara düşmemek için çalışanlarınızın izinlerinden belli bir miktarın bakiye olarak kalmasını sağlamak isteyebilirsiniz. Aslında bu çalışan için de kurum için de tedbir amacı ile yararlı olabilecek bir uygulamadır.

Ya da bu tür bir uygulama yapmazsınız, çalışanınızın izin borçlanmasına olanak tanıyabilirsiniz. Elbette böyle bir kararı verirken, çalışanınızın en fazla kaç gün izin borçlanabileceğinin de sınırını çizmek zorundasınız. Bu sınırı çizerken de izin politikalarınızı, kıdeme veya iş ailelerine göre de düzenleyebilirsiniz. Eğer çalışanınız izin bakiyesi yok iken, yine de izin almak ve borçlanmak istiyor ve siz de buna onay veriyorsanız, o zaman işe başladıktan ne kadar süre sonra borçlanabileceği de öncelikli olarak karar vermeniz gereken nokta olarak karşınıza çıkacaktır.

Hazır konu yeni işe başlayan çalışanınıza gelmişken, konuya oradan devam edelim. Hepimiz biliyoruz ki, yeni işe başlayan çalışanlar ancak bir yıllarını doldurduktan sonra izin hak edebilirler. Fakat öyle zamanlar oluyor ki, bu bir sene içerisinde izin kullanabilmek için gözünüzün içine bakıyorlar. Elbette organizasyon ve yöneticilerin inisiyatifi çok önemli. Burada organizasyonun yapısı ve kültürü ön plana çıkıyor ama bunu bir standart haline getirmek de hem insan kaynaklarının hem de yöneticilerin ellerini rahatlatıyor. Özellikle bu kuralları oryantasyon sırasında işe yeni girenler ile paylaşmak baştan kuralları ortaya koymak, potansiyel sorunların başlamadan engellenmesini sağlıyor.

Bu amaçla, işe başlayanlar için de izin kuralları düzenlemekte fayda var. Özellikle karar verilmesi gereken bir konu da, çalışan bir yılını doldurmadan izin alabilecek mi? Eğer baştan bu konuda kuralı koyar ve “alamaz” derseniz, o halde, doğabilecek istisnalar için de bir çözüm getirmeniz gerekecektir. Çünkü o istisnalar muhakkak meydana gelecektir.

Eğer, “henüz bir yılını doldurmayan çalışanlar da izin kullanabilir” derseniz, bu iznin de sınırlarını belirlemek durumundasınız. İleriye dönük olarak, hak edeceği izinlerden mahsup edilmek üzere belli bir süre yıllık izin kullanmalarına imkan sağlayabilirsiniz. Genelde yer alan uygulamalarda bir senesini tamamlamamış çalışanlara, izin sürelerine göre 5 günlük, 6 günlük ya da bir haftalık izin kullanmalarına olanak tanınıyor. Elbette gelecekte hak edecekleri iznin süresinden düşülmek şartı ile…

Organizasyonlar zaman zaman ihtiyaçlarına göre, blok izin uygulamaları da yapmaktadırlar. Öyle ki, çalışanlar belirli bloklar halinde yıllık izin almak zorunda bırakılmaktadır. Bu tür bir uygulama genel olarak işlerinin yoğunluğu nedeni ile izin kullanamayan çalışanlar için kullanılan bir önlem olarak ortaya çıkmaktadır. Yasalara baktığınızda, yıllık izinler o yıl içerisinde kullandırılmak zorundadır. Fakat, işlerinin yoğunluğu gereği çalışanlar, bu izinleri kullanamayabilirler ve işten çıkışlarda, izin karşılıkları oldukça yüklü bir tutar haline gelir. İstisna olsa da, hem izin yükümlülüğünü azaltmak hem de yasaları uygulayabilmek amacı ile organizasyonlar özellikle kıdemi yüksek olan çalışanların yıllık izinlerini kullandırtmak amacı ile, blok izin uygulamasını devreye sokmaktadırlar. Tabii bu uygulama karşımıza, bakiyelerin blok izin altına düştüğünde izinlerin nasıl kullandırılacağı sorusunu da gündeme getirmektedir. Ayrıca, yeni başlayanlar için de bu blok izinler kullandırılacak mı, yoksa bakiye yetersizlikleri nedeni ile, belli bir kıdem yılından sonra mı blok izin kullandırılmaya başlanacak, kararlarının verilmesi gerekir.

Burada da karşımıza her organizasyonun büyük sorunu haline gelen “bir haftalık izin günü kaç gün olacak” sorusu çıkıyor.

Aslında bu konu tamamen haftalık çalışma süresi ile ilgilidir. Kanun der ki, “Çalışma süresi haftada en fazla 45 saattir”. Basit bir hesapla haftalık çalışma saati 45 olunca, Pazar günü kanuni hafta tatili olduğundan, 45 saat/6=7,5 saat günlük çalışma süresi olarak belirlenir.

Bu 45 saatin hesabında öğle yemeklerini dışarıda tutmayı unutmayacaksınız. Şöyle ki, eğer 08:00-18:00 arası çalışıyor ve öğle yemekleriniz de 1 saat sürüyorsa –ki bu da sizin yasal hakkınız- bu durumda siz, haftanın 5 günü 45 saatlik çalışma süresini dolduruyorsunuz demektir.

Eğer, Pazartesi’den Cuma’ya haftanın 5 günü en az 45 saat çalışma süresi uygulanıyorsa, genel itibari ile kurumlar izin uygulamalarında da, bir haftalık izni 5 gün olarak saymaktadırlar. Ama 45 saatlik süre bu 5 gün içerisinde dolmuyorsa, bu durumda Cumartesi günleri işe gitseniz de, gitmeseniz de, Cumartesi gününü de izin gününden sayarlar. O zaman çalışanınızın alacağı 1 haftalık yıllık izin 6 gün olarak bakiyesinden düşülecektir.

Elbette bu politikaları oluştururken çalışma süreleri ve haftanın kaç gününün izin günü sayılacağı konusu organizasyonların ve konunun uzmanlarının hala tartışma konusudur. Ben elimden geldiğince basit bir şekilde izah etmeye çalıştım.

Ama burada bir başka konu daha gündeme geliyor ki, o da Cuma günü izin alan çalışanların akıbeti.

İşte en sıkıntılı kararlardan biri de bu. Çok fazla teknik detaya girmek istemiyorum ama yukarıdaki örneğimizden yola çıkarsak eğer organizasyonlar, 45 saatlik çalışma süresini haftanın 5 gününde doldurmuyorsa, o halde Cuma günü alınan izinler için Cumartesi günü de sayılarak 2 günlük izin kullandırılabilir. Bu konuda karar almadan önce, varsa yargıtay kararlarını takip etmek ve uygulamalarımızı daha adil bir şekilde yapmak için konunun uzmanları ile görüşmek gerekecektir.

Aynı konu Pazartesi günleri izin alanlar için de söz konusu. İstisna da olsa bazı çalışanlar hafta sonu ile Pazartesi günlerini de bağlama alışkanlığı yaratarak, özellikle diğer çalışanların tepkilerine yol açabilmektedirler. Bu konu da, aynı Cuma günlerinde olduğu gibi çözümlenebilir ve adaletsizliğin önüne geçilebilir. Ama izin politikaları düzenlenirken mutlaka bu konularda açıklayıcı bir madde yer almalıdır.

Her Pazartesi izin alabilen çalışanların varlığını hazır konu edinmişken buradan bir diğer sıkıntılı sürece gelmek isterim. O da, çalışanın bir izin kullandıktan sonra bir sonraki izni kullanması ile arasında bir süre olması istenecek mi?

Eğer çalışanlarınızın, örneğin her iki haftada bir izin kullanmasını istemiyorsanız, bu konuya da bir sınır getirmek zorunda kalacaksınız demektir. Bir çalışanın izin kullandıktan minimum ne kadar süre sonra tekrar izin kullanabileceğini belirlemekte fayda var.

Bu konuyla ilintili bir başka konu da, çalışanların yarım günlük izin kullanabilmeleri yönünde. Yarım günlük yıllık izin, aslına bakarsanız, yıllık izin mantığına aykırı ama uygulamada çok fazla karşılaşılan konulardan biridir. Eğer çalışanlarınıza yarım günlük yıllık izin kullandırabilecekseniz, karşımıza “yarım günün” ne olduğu ile ilgili bir başka tanım daha çıkacaktır. Yarım günlük izin politikalarınızda, mesai saatleri ve öğle çıkış giriş saatlerini net olarak belirlemeniz gerekecektir. Bu tür bir uygulamada, organizasyona erken veya geç gelenler için politikaların nasıl işleyeceğine dair açıklamalar da getirilmelidir.

Talepleri toplamanın da kuralları belli olmalıdır. Her yıl başında, toplanmaya çalışan yıllık izin planlarının pek gerçekçi olmadığını hepimiz biliyoruz. Bu nedenle kurumun yapısının da çok önemli olduğu bu konuda belirli kurallar konmalıdır. Eğer kurum iyi bir izin sistemine sahipse, izin planlarının yapılması, güncellenmesi ve aynı şekilde izin taleplerinin toplanması ve gerektiğinde değişikliklerin yapılması ile ilgili süreçlerde, sürece karar vermek dışında fazla sorunları olmayacaktır. İstedikleri dönem planlama yapabildikleri gibi istedikleri dönem de talep toplayabilirler.

Ama excellerde izin takip eden organizasyonlarda, planlama yapmak pek fazla etkin olan bir süreç değildir. Talepleri toplamak ve onları koordine etmek de oldukça zahmetli zaman alan bir iş haline gelmektedir. Çünkü, izin talepleri yapılırken işleyecek süreç, her bir çalışan için ayrı ayrı takip edilmesi gereken bir hal alacaktır. Güncellemeler de olacağını düşünürsek, excel gibi uygulamalarda bu konunun insan kaynakları için özellikle ilkbahar ve yaz aylarında ne kadar sıkıntılı bir süreç olduğunu görmekteyiz. Yapılacak en önemli faaliyet, sıkı takip olmalı elbette, özellikle yöneticilerin işbirliği bu noktada çok önemli bir rol oynar.

Eğer izin sistemlerine sahipseniz bu durumda, yapmanız gereken tek şey, planların ve taleplerin ne zaman toplanacağına ve bunları kimlerin onaylayacağına karar vermektir. Bazı organizasyonlarda ikili onay sistemleri kurulmuştur. Bu ikili onay sistemlerinde, çalışanın birim yöneticisi ve ardından bir üst yönetici onay verebilir. Aynı şekilde önce insan kaynaklarının onayı ardından birim yöneticisi onayı isteyen organizasyonlar da vardır. Bu süreç, organizasyonun ihtiyaçlarına göre şekillenecektir. Hatta zaman içinde değişiklik de gösterecektir.

Talepler toplanırken de dikkat edilecek bazı konular vardır. Bunlardan biri, çalışanın bir izni talep etmesinin ardından bir daha talep edebilmesi için aradan bir süre geçmesini bekleyip beklemeyeceğinizdir. Organizasyonlar, taleplerin adil ve normal dağılım sergilemesi açısından, iki talep arasında makul bir sürenin geçmesi gerektiğini düşünebilirler. Bu nedenle sistem kurulurken bu konuda da karar verilmesi gerekebilir.

Ayrıca, eğer insan kaynakları sistemleri ile çalışmaya başlayacaksanız, bu durumda çalışanların bir başka çalışan için izin talep edebilip edemeyeceği konusunda da karar vermeniz gerekecektir. Zira zaman zaman ihtiyaç duyulan ve uygulamada en çok  yönetici asistanı veya sekreterlerinin yöneticilerinin yerine sistemde talep ve izin kullanım işlemlerinin gerçekleştirildiğinin görüldüğü durumlar için karar verilmesi gereken bir konu olarak ön plana çıkmaktadır.

Aynı şekilde yönetici yerinde olmadığı zamanlarda, yurt dışı görevler vs gibi durumlarda, izinler ile ilgili süreçlerin aksamaması için bir başkasına vekalet bırakabilecek mi, bırakacak ise, hangi pozisyonlara hangi şartlarda vekalet bırakabilir bu politikaların da belirlenmesi gerekir.

Bu tür durumlar, organizasyonların izin sorumluları belirlemesi ile de giderilebilir. Örneğin her birimin belirli izin sorumluları olur ve izinler ile ilgili tüm işler o sorumlulardan geçebilir. Vekalet ve onay mekanizmaları da bu sorumluların üzerinden gerçekleştirilebilir. Böylece izin sorumluları, planlama, planların güncellenmesi, red edilmesi, talepleri karşılama, onaylama veya red etme gibi, özellikle yöneticilerin zamanlarını çalan bu tip operasyonlardan sorumlu olabilirler.

Talep demişken, izin çakışmaları için de bazı kuralların konması gerektiği konusu da gündemimize girdiğini görüyoruz. Aynı kilit  pozisyonda çalışan kişilerin aynı anda izine çıkmasının da önüne geçilmesi, işlerin sürekliliği açısından çok önemli bir konudur. Eğer bu tip durumlar, organizasyonun işlerini aksatacak bir yapıya sahipse, belirlediğiniz pozisyonların aynı anda izne çıkmasını engelleyebilmelisiniz.

Özellikle insan kaynakları sistemlerinde pozisyon bazında bu çakışmaları kolaylıkla önleyebilirsiniz. Çalışan daha en başından izin talep ederken aynı anda izin kullanamayacak olan diğer pozisyonun da talebi varsa ona göre izin kullandırıp kullandırmayacağınıza karar vermelisiniz. Tabii buna karar verirken, izin talebinde çakışan bu pozisyonlardan hangisinin talebinin kabul göreceği, hangisinin talebini değiştirmesini isteyeceğinizi de politikalarınızda belirlemeniz gerekecektir. Kanun bu konuda, “aynı tarihe rastlayan izin isteklerinde iş yerindeki kıdem ve bir yıl önceki iznini kullandığı tarih dikkate alınarak öncelikler belirlenir” der. Karar verirken, kanunun bu maddesine öncelik tanımalısınız.

Peki tüm bunlar olurken, çalışanların yaşları bu kararlarımız da ne kadar önemli bir yer tutacak, bir de buna bakalım.

Yine kanun der ki, “18 yaşından küçüklere (18. yaş dahil) ve 50 yaşından büyüklere (50. yaş dahil) o iş yerindeki kıdem süresi ne olursa olsun 20 günden az yıllık ücretli izin verilemez”. Bu durumda karşımıza başka bir karar verme süreci çıkıyor. Demek ki, organizasyonumuzda, farklı izin hak eden kişiler olacak. Sadece yaş değil, yabancı çalışanların da, ulusal bayram ve tatillerinde yıllık izinlerinden kesilmeden hakları olan izinleri kullanmaları sağlanacaktır.

Bu durumda, izin süreçlerimizi ve politikalarımızı kurgularken, organizasyonda yer alan kişilerin yaşları ve tâbiyetleri de bizim için önem kazanacak ve bu farklılıklar için ayrı izin politikaları oluşturmak gerekecektir.

İzin planlama, talep ve kullanımları ile ilgili bu kararların yanı sıra, izin hak edişler ile ilgili de bazı kararların verilmesi gerektiği aşikardır.

Özellikle, iyi bir insan kaynakları sistemi olmayan organizasyonlar için, her bir çalışanın ayrı ayrı izin hak ettiği günleri bulmak ve o günlerde izin hak ettirmelerini yapmak oldukça sıkıntılı bir süreçtir.

Genel itibari ile her ay izin hak ettirenler olduğu gibi her yıl başında hak ettirenlere de rastlanmaktadır. Ama bu uygulamalar, izin talepleri sırasında çalışanın bakiyesi ve izin taleplerine karşı olumsuz yanıt verilmesi gibi sorunları da beraberinde getirecektir. İzin taleplerinin doğru karşılanması, kullanımların güncelliği açısından, izin hak ettirmeleri her gün çalıştırılabilecek bir otomasyona bağlanmalıdır.

Hak etmek deyince, askerlik gibi organizasyondan ayrılıp tekrar aynı organizasyonda ya da ilgili organizasyonun farklı işletmelerinde görev yapan kişiler için de kanunlar çerçevesinde politikalar oluşturulması gerektiği aşikardır.

Görüldüğü üzere, üzerinde durulması, yasaların ve kararların takip edilmesi ve yaşayan bir sistemin kurulması açısından, yıllık izinler ile ilgili bu süreç ve politikalar, insan kaynaklarının görünmeyen en önemli konularındandır.