Performans yönetim sistemlerini kurmak hem maddi hem de manevi açıdan oldukça maliyetlidir. Tabii eğer kağıt üstünde sistemler kurmak istemiyorsanız.
Sistemi kurup da, bunun uygulamasının istediğiniz gibi olması için bazı konuları göz önüne almanız gerekir.
Öncelikle süreçlerden başlayarak, proaktif bir gözden geçirme yapmak gerekir. Yani süreç içerisinde ortaya çıkacak tüm aksaklıklara ve dirençlere karşı tüm önlemlerin alınmış olması ve bu olumsuzlukların en aza indirilmiş olması gerekir.
İdari zaman eksikliği ve çok fazla raporlamaların arasında detayları gözden kaçırmak elbette mümkündür. Ama sistemin işlemesi için bu proaktif yaklaşım gereklidir.
Süreçleri gözden geçirirken ölçüm limitlerinin gözden geçirilmesi tekrar tekrar üzerinden geçilmesi gerekir. Analiz eksikliği sık sık değişiklikleri ve güncellemeleri de beraberinde getirir. Bu da projenin içerisinde kaybolma ve projenin asıl amacını kaçırarak kullanılmayan sistemler yaratmış olmakla sonlanır. Bu nedenle özellikle en başından beri cevap vermeniz gereken konu veya zaman zaman yolunuzu kaybettiğinizde kendinize sormanız gereken soru şu olmalıdır “bu sistem bu şirkette hangi sorunu çözecek”, “en basit nasıl yapabilirim”
Süreç ve yöntemin sil baştan değiştirilmesi elbette tüm motivasyonu ve zamanı öldüren bir gerçektir. Fakat son kontroller yapılırken eğer, süreç ve yöntemlerinizde tutarsızlıklar görüyor iseniz, o tutarsızlıkların sizin peşinizden tüm süreç boyunca geleceğini unutmayın. Binanın temelini her zaman sağlam atmalısınız.
Performans yönetim sistemlerinin kurulumunda süreçler ve yöntem kadar insanlar da çok önemli rollere sahiptir. Sistemi yürütecek uygun yeteneklerin eksikliği, planlayamama, bilgi toplayamama, bilgileri analiz edememe, fonksiyonel sahiplenme veya hiç sahiplenmeme insan temelli bu sistemin başarı oranının düşüren faktörlerdendir.
Sistemin olmazsa olmazlarından bilgi sistemlerinin kullanımı da performans yönetim sisteminin başarısını ciddi biçimde etkileyen bir üçüncü unsur olarak karşımıza çıkmaktadır. Esnek olmayan sistemler, bilgi toplayamama, raporlayamama, görev tanımları, hedefler, yetkinlikler ve/veya davranışlar ile bağlantılı bir sistemin olmayışı, ağırlıkların belirlenemeyişi, değerlendirme formlarının bölüm, unvan, pozisyon, fonksiyonel veya süreç bazlı gibi farklı hiyerarşilerde hazırlanamayışı, hedef revizyonları ile ilgili süreçlerin takip edilemeyişi ya da yapılamayışı, değerlendiricilerin ve değerlendirilenlerin kolayca kullanabileceği sistemlerin olmayışı, tanımlı süreç, hatırlatmalar, kabul ve onay mekanizmaların olmayışı, sistemin eğitim, ödül teşvik, kariyer planlama gibi sistemlerle entegre olmaması gibi sistemsel sorunlar performans yönetim sistemlerinin başarısında tahmin edilemeyecek kadar rol oynamaktadır.
Tüm bunların yanı sıra, üst düzey yönetimin bilgi eksikliği, üst düzey yönetim desteğinin alınmayışı, kurum kültüründe “işten çıkarma için bir yol” olarak algılanması, suç kültürünün yerleşmiş olması, geri bildirimlerin yapılmayışı, anlaşılmayan hedeflerin varlığı, performans kriterlerinin yöneticiler ve çalışanlar tarafından dürüst ve açık olarak tartışılabilir olmaması, haberleşme ve iletişimsizliğin yaygın olması gibi kurumsal etkinliklerin yetersizliği de sistemin başarısızlığı için diğer tüm insan kaynakları sistemlerin de olduğu gibi çok ciddi rol oynamaktadır.
Bir performans yönetim sistemi kurmak, sadece iş analizleri, iş tanımları, görev tanımları, yetkinlikler ve hedefler gibi bir sırayı takip ederek sistem kurmak değil aynı zamanda bu yukarıda anlattığım dört boyutta da karşılaşılacak tüm sorunları önceden hesaplayıp önlem almak demektir.
